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修改是写作过程中不可或缺的一道重要工序。作者通过对文章进行润色和“雕饰”，使文章的思想更加严谨周密，语言的组织表达更加准确凝练。可以说，熟练掌握文章修改的方法，这是文字工作者应当具备的一项基本功。
一、修改是写作过程中不可或缺的重要环节，对提升文章质量具有特别重要的意义
之所以要对文章进行反复修改，我认为,主要是基于如下几点考虑：
首先，只有通过不断修改，才能更加符合领导的意图。机关文稿如同命题作文，多为奉命之作。领导如果时间充裕，或者对这项工作有思考、有见解的话，他可能会主动与文字秘书进行沟通，交代写作意图，但是这种情形毕竟是少数。越是高层的领导，工作越是繁忙，难以抽出时间与你沟通交流，更多地要靠我们平时去搜集领导的思想和观点，从中领会他的意图。所以，领导在下达写作任务时，往往也就是定个方向，给个简单的思路，有时候甚至连基本的思路也没交代，就是一句话：要开某个会议，你给我准备个讲稿，写出来后我看看再说。“再说”两字，言下之意便是写出来后如果与领导的想法有出入，那么就要按照领导的意图进行修改完善。由于机关文稿写作的被动性特征，注定了机关文稿的写作将是一个边修改、边完善的过程。如果你服务的领导风格是开拓型的，他可能会时常提出一些新的思路、新的点子，那么你起草的材料就不是一稿二稿能敲定的，需要数易其稿才行。可见，只有反复修改，才能使文稿更加符合领导的意图。
其次，只有通过不断修改，才能让文稿完美无暇。固然，历史上文人墨客在兴头上才情勃发、一挥而就写下未经修改的原创佳作比比皆是。最典型的例子当数才华横溢、文采斐然的王勃。《新唐书·文艺传》记载：“九月九日都督大宴滕王阁，宿命其婿作序以夸客，因出纸笔遍请客，莫敢当，至勃，泛然不辞。都督怒，起更衣，遣吏伺其文辄报。一再报，语益奇，乃矍然曰：‘天才也！’请遂成文，极欢罢。”透过这段文字，我们不难想像当年的王勃可谓意气风发，挥毫泼墨之际，一篇旷世佳作便成。但王勃撰写《滕王阁序》毕竟属于文学创作，与公文写作不同。机关文稿所具有的权威性、指导性等特点，决定了机关文稿的起草不可能是一个简单的过程。它需要征求多方意见，需要融入集体智慧，难以有文学创作的从容与自我。除了请示、通知等一些较为简单的法定公文外，其他的如党代会报告、政府工作报告、理论文章、经验材料、汇报材料、讲话稿等复杂文稿，大多需要反复修改，难以做到一稿而成。古人云：“业精于勤荒于嬉，行成于思毁于随。”其实写作也是如此，成于思毁于随。可以说,优秀的文章都是作者经过反复锤炼、字斟句酌而成的,如果没有“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”的执着，肯定无法体会到“吹尽狂沙始到金”的成功喜悦。我们唯有精益求精，对立意进行反复打磨，对布局进行反复梳理，斩去冗言赘词，让词句更加精当，才能使文章更富有条理性和逻辑性，使之臻于完美。
再次，只有通过不断修改，才能掌握机关文稿的写作规律与技巧。辩证唯物主义认识论认为，人的认识能力的提高离不开实践锻炼，认识对实践具有反作用。人们只有通过不断的实践，才能将感性认识上升为理性认识，才能对事物的本质和内部联系有个客观、全面、准确的认识。公文写作也是如此，写作本身就是一种实践，执笔者通过边写边改，促成感性认识转换为理性认识，逐步掌握写作技巧与写作规律，进而提升公文写作能力。公文写作的实践表明，“改”不仅让文章越来越好,“改”也让起草人的写作技能越来越熟练。因此，文字工作者务必认识文章修改的重要性，把修改文章当作是“美化”文章的一个重要环节，当成是掌握机关文稿写作规律技巧、提升写作能力的一个过程。通过不断修改文章，深化对写作技巧的认识，切实提高自身的写作本领。
与此同时，大家除了提高对修改文章重要性的认识以外，还要注意克服以下三种心理：一是敝帚自珍的心理。俗话说：“孩子是自己的好，老婆是别人的好”。文章是作者辛辛苦苦创作出来的劳动成果，倾注了作者的心血，也是作者的智慧结晶。起草人对文章产生珍惜的心理实属人之常情，但是珍惜不等于敝帚自珍。要正确对待别人的意见，拿出敢于自我否定的勇气，该改则改，哪怕推倒重来也要在所不惜。二是侥幸过关的心理。领导个别时候由于公务繁忙，对文稿的审核会有所放松，对你起草的材料，特别是那些应急的材料，不再“指指点点”，粗粗一看就让你一稿通过。如此情形极易让文字工作者产生一种错觉，认为领导不会像往常那么较真了，于是应付了事，企图侥幸过关。虽然机关文稿的质量常以能够通过领导审核为重要的评判标准，但实事求是地说，由于受到领导学识、才干、经历等诸多限制，这个评判标准未必就是最佳标准，只能是个“最终标准”。对此，为文者得有个清醒认识，万万不可以为领导通过了，便是大功告成，从而放松对自己的要求。特别是部分基层单位的领导，有时候对机关文稿的“硬伤”可能会“视而不见”，作为执笔人，不能因为领导通过就洋洋自得，忘乎所以。三是文人相轻的心理。曾有人说过，物色一个笔杆子比物色一个县委书记还难。因为，机关文字是个难干的技术活，没有经过科学、系统、专业的训练，付出艰辛的努力，终将难以上手。一旦入门上手，甚至成为“笔杆子”之后，便成为机关里面的稀缺人才，领导对其厚爱有加，同事更是刮目相看。在此情形之下，个别人便渐渐沾上了文人相轻的陋习，恃才傲物，目中无人，对自己写的文章，哪怕有误也容不得别人点评，更遑论修改。须知尺短寸长、人无完人，玩门户之见，定将为人所不齿。正确的态度应是虚怀若谷、从善如流、取长补短，切戒刚愎自用。
二、明确文章修改的内容与重点，做到文有弊必改之
原则上说，凡是文章存在纰漏之处，均需认真审核，逐个修改。那么我们到底该从哪里下手，查找文章的毛病？大家不妨从以下八个方面进行审核把关：
一把立意关。主题是文章的灵魂和统帅,容不得过失与欠缺。在修改过程中，首先，要看看主题是否符合领导的意图，是否符合使用者的身份和职责，特别是在一个会议中，如果有两个以上领导讲话，一定要注意角色的定位和分工；其次，要看看主题是否切合实际，是否揭示事物的发展规律和本质，是否存在含糊不清、模棱两可的现象；再次，还要看看主题的站位的高度和表达的角度是否准确恰当，是否有新意，看文章的结构、材料、语言是否紧扣主题。
二把选材关。文章要做到有的放矢，言之有物，需要材料的支撑与佐证。对此，不妨看看所选用的材料与文章主题是否相关联，材料是否揭示事物的本质，特别是在起草典型经验材料、工作总结等文稿时，更要注意材料的真实性、典型性和生动性。看看材料是否真实具体、充实饱满、新颖别致；是否详略得当、统筹兼顾，回顾总结时是否存在堆砌罗列、面面俱到、东拼西凑、记流水账的现象。凡有上述不足者，该删则删，该调则调，该补则补。
