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正确把握规律 掌握科学方法
努力提高机关文字工作水平
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各位朋友：
晚上好！非常高兴在这里和大家共同就《正确把握规律，掌握科学方法，努力提高机关文字工作水平》这个话题跟大家共同交流和探讨。我为什么要讲这个题目，最近一段时间，组织工作日常和QQ群里都有一些新手经常给我发短信，或是在私底下聊天时提到“做好机关文字工作有没有捷径可走？”南北朝代有一位著名的文学理论家刘勰，他在《文心雕龙·总术》篇中说：“文场笔苑，有术有门”，他认为文章写作是有技巧、有门路的。我认为任何一项工作都有自身的规律,掌握规律、掌握科学的思维方法和工作方法非常重要，机关文字工作同样不例外。我们只要掌握了文章写作的技巧、特别是机关公文写作的规律和方法，就如同找到了开启写作大门的金钥匙，否则，如同瞎子点灯——白费蜡。
我个人两度在党委办公室从事综合工作，主要起草领导讲话稿、总结、汇报、典型经验材料等，这些也是当前我们机关中经常涉及到的文种，今天晚上听课的可能来自部门的、基层的比较多，两办的相对较少，可能会有朋友认为我今天将要举的例子是不是层次有一些高了，但我认为，如果大家能够按照两办文字工作的标准进行训练，能够胜任两办的文字起草工作，那么部门的材料就不在话下，所以，今天晚上我就结合自己多年来文字工作的一点实践和体会，重点就各种会议的讲稿、汇报材料、理论文章，包括如何撰写这些文章，从哪里，怎么入手，从文章的立意、构思、谋篇布局，以及写作中我们要注意把握的一些问题，按照起草机关文稿的顺序，逐一向大家做简单讲解。
一、正确领会和体现领导意图，是做好机关文字工作的重要前提/?$?*W U"Z
写文章，第一道工序，就是要领会领导的意图，因为机关文章多为“命题作文”，都是奉命之作，必须要体现领导意图，这不同于文学创作，文学创新是体现作者的意图，我们是奉领导之意，以领导的名义来起草，可以说，领会领导意图是写好机关文稿的重要前提，也是我们接到机关起草文稿的任务后，必须着手进行的第一道工序。通俗一点说，就是要弄明白两个问题：我们为什么要写、写什么，文章要写什么东西，反映什么东西。关键在于三个方面。y0@0
1、争取领导的耳提面命。接到任务之后，要争取和领导进行沟通，一般情况下，领导会抽时间和我们沟通，根据我的经验，要采用录音加记录的方法做好现场记录工作。同时，要争取现场互动，领导交待思路时，你觉得哪些方面还不明白，要争取当场提出来，这比较关键，互动的过程，就是沟通、磨合的过程，通过双方的沟通，达成共识，这是非常关键的第一步。2Z,@1~;`
2、把握领导的思路，了解领导的关键点，体现领导的思维习惯。每个领导都有自己的思维习惯，写作意图要和领导思维习惯相吻合，要体现领导的风格，领导的思维方法、讲话习惯。如：有的领导喜欢引经据典，有的领喜欢讲一些深奥的道理，有的领导喜欢从哲学的角度讲一些理论方面的内容，这就是文章的风格——文风，文风要和领导的风格、思维习惯相吻合，同时要把握领导的思路，写作意图不能和领导的思路有大的出入。同时，我们要了解领导的关注点，也就是他平时对什么问题特别关注，经常强调的问题有哪些，我们的文章要围绕领导的关注点来写，不能另起炉灶。要收集领导平日的只言片语，比如领导在下乡途中、在调研过程中说过的话，开会时的插话、即兴发言等就是他个人的思想闪光点，把这些只言片语搜集起来，融入到我们的文章里面去，通过这样，把领导的思路进行充实、完善和提升。什么叫充实，也就是领导他所讲的可能是零碎的，不是系统的，你要进行充实；什么是完善，领导可能没有深入思考，我们就要完善、提升，就是理论上的提升，一些观点的提升，这非常关键，要善于听出领导的弦外之音，领导在交待你写作任务时，他不会讲的非常全面，在有限的时间里他对这个问题可能没有进行深入思考，或是有些东西他不便当面直接了当说出来，这时就要听他的弦外之音，这涉及到悟性的问题，也就是有同志讲的理解力，如有的问题比较敏感，涉及到一些隐情，如有些上行文，如汇报材料、典型经验材料等，要通过这些材料传递什么信息，达到什么目的，不能直接了当说出来，这时就需要我们起草的同志来感悟，去领会领导的意图，去听懂他的弦外之音，去了解一些隐情，特别是一些上行文，包括请示、报告、汇报材料、书信。做为一个主官，上级领导交办的事情，必须要有所反馈，工作取得重大进展，必须要及时向上面报告。上级有可能正在关注你这个地方，可能有意提拔、重用当地的主官，在这种情况下，你写的材料就必须体现这几个方面，这些东西可能领导不方便直接告诉你，所以必须要听出他的弦外之音。有同志就提出来，如果领导没空，他不提思路怎么办，这个问题我也会经常遇到，特别做为一级的主官，他非常忙，他可能没有时间来思路这个问题，他也可能认为你办公室文字工作这一块应该能胜任这个问题，没必要说的很清楚、很具体，这个怎么办，可以从三个方面来解决这个问题：一要了解上级最近的关注点在哪里。比如，目前召开十八届三中全会，从党中央到地方各级，都在关注改革，改革就是当前的一个主题，改革肯定是明年经济工作的主题。所以要了解上级最近关注的什么问题。二是当前我们工作中的难点是什么，重点在哪里，我们的工作开展的怎么样，还存在哪些不足，取得了哪些成效，下一步要解决什么问题。三是下阶段工作的着力点在哪里。你从这三个方面来考虑，即使领导不提思路，只要明确文章的主题，这个问题是比较容易的。
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二、科学合理地确定文章的主题，是做好机关文字工作的基本要求
领会了领导的意图之后，要进入文稿起草的第二道工序，从某种意义来说，文章的文题就是文章的灵魂，也是文章所要表达、传递的中心思想。要确定文章的主题，要视情而定，要从以下6个方面来考虑。
1、依领导意图而定。不管什么文章，要体现领导意图，领导关注的是什么问题，需要解决什么问题，必须围绕领导意图来确定文章主题。比如会议，必须要明确为什么要开会，会议的议题是什么，需要解决哪些问题，写文章，你必须要了解为什么要发表这篇文章，需要阐述什么观点，要达到目的什么效果，这个必须要搞清楚。
2、依上级的工作部署和形势发展需要而定。如传达贯彻上级会议精神，要按照会议确定的主题来决定文章的主题。还要根据形势发展需要提出具有前瞻性的应对措施，比如这几年国际经融危机对许多地方的出口带来很大影响，出现下划的势头，我们怎样来应对，来扭转这个势头，未雨绸缪，提前介入，拿出应对措施。
3、要依现实工作需要而定。由现实工作需要我们解决什么问题来确定文章的主题。如经常召开的形势分析会，季度的分析会，各级各部门召开的各种的阶段性工作会议，我认为都属于这种情形。就是着眼于现实工作中必须解决的一些问题，来设计、来确定文章主题。!T!n+_2C2^*Z5U
4、依会议活动的议题和要求来定。比如要召开一场会议，要举办一个活动，这时要请领导参加，领导可能要有一个发言、重要讲话、或是工作报告，这个发言就叫主旨发言。主旨发言讲什么东西，必须要按照会议议题和活动的要求来定，必须要符合会议的议题，表态发言、典型发言也一样，作为一个部门领导，参加市里的会议，部门领导要做一个表态发言，或做一个典型经验介绍，这个时候必须要符合会议的议题要求，来选一个角度，结合部门工作的实际，结合部门的工作职责，按照你的身份来发言。应邀参加会议的，上级机关领导参加下级机关会议的，怎么发言？这都必须按照会议的要求，结合发言人的身份来确定发言主题。
5、依不同的受众而定。文章要因人而异，根据不同听众或读者来设计一个主题，俗话说：“到什么山唱什么歌。”座谈会、研讨会、论坛、基层调研，或者形势分析的报告会等等。这些参加会议的对象是不一样的，比如说座谈会有可能参加的对象是专家，你跟专家讲的时候你的讲话有所区别，如果座谈会是你的下属，下属的干部，是你管辖范围的下属机关，你是上级领导，他是下级，那你的讲话主题就不一样。如果你面对的是普遍老百姓，讲话的主题就要贴近实际，用群众喜闻乐见，群众能接受的语言，不能讲大道理。
6、要依领导的身份、职责分工而定。比如发言稿、署名文章，必须根据领导的身份、分工来确定。这里面要注意三个问题。一是不能缺位，按照你的职责分工你必须要这样说，但是你没这样说，这就是缺位。二是越位，你说了不符合身份的话，说了不符合你的职责分工要求的话，这就是越位。三是错位，不论是讲话还是发表文章，主题要与作者身份和职责相匹配，做到站位要准。
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三、全面客观地收集写作素材，是做好机关文字工作的重要基础8E(f*t1K6D&?'M"x.B{-l7z+Z#s
在领会了领导的意图，明确了文章的主题之后，进入文稿起草的第三道工序，收集与文章主题关联的各种素材、资料、材料等。怎么收集，要做到四个方面：
1、眼睛要朝上。就是看上级是否召开了与你的主题相关的会议，有没有出台一些跟你这项工作有关联的新政策，对这项工作有没有提出新的要求，有没有采取哪些新的举措，这个必须要搞清楚。K&g9L(F4{
2、眼睛要朝下。就是要深入基层调研，去了解一下管辖的下属单位和基层的群众对这项新的工作有什么新的想法，有什么意见，有什么要求。这个就是要吃透下级。
3、眼睛要向内。就是要了解本单位、本系统内对这项工作开展的情况，采取了什么措施，取得什么成效，有什么经验和教训，还存在什么突出问题，下一步还要采取什么措施才能继续推进这项工作。这就是要掌握熟悉内部情况。
4、眼睛要向外。他山之百，可以攻玉。要经常了解一些外地的、值得我们借鉴的经验与做法，对这项工作人家是怎么做，有什么好的办法，好的经验值得我们借鉴。H#{#G,W/E3g9b1Y
收集到的材料务必体现以下几个特性：一是针对性。收集到的材料是来自于工作实际与总结，具有很强的针对性，而不是放之四海皆准，泛泛而谈的一些道理，只适应这个地方，其他地方不能用。二是指导性。材料提出的一些好的措施、做法和经验，是可学可鉴，具有普遍的指导意义。三是创新性。我们的思路要新、做法要新、成效要新，要体现与时俱进。四是代表性。这些材料能够反映体现现实中存在的问题。五是真实性。对选中的这些材料素材我们必须要去伪存真，进行必要的鉴别和筛选。
四、制定一份详略得当的写作提纲，是做好机关文字工作的关键步骤
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素材收集好之后，进入文稿起草的第四道工序，要制作一个详略得当的写作提纲，这个提纲在文章主题的统领之下。必须把握以下几个关键问题：
（一）合理确定文章的总体结构。如何围绕文章的主题，对材料进行合理的布局安排，通俗地说，就是要先说什么，后说什么，如何说得有层次、有次序、合乎逻辑。e2b%O$X+R J
（二）确定好文章的主要观点与小标题。文章的题目就是观点，文章里面的标题就是文章观点，文章里的每个段落主旨语就是观点，观点不仅是文章的主题，小标题就是文章的主要观点，通常由一级、二级、三级等若干个小标题组成，正确适当地使用小标题可以增强公文的层次性，便于受众领会和掌握文章的主题与主要内容。标题用得好，让人感觉讲话有层次性。一般情况，我们机关的大部分文稿都要用标题，当然也有例外，有的文章和讲稿也可不用标题，而是在每个段落的前面以撮要句、段首语、段旨句来表达文章的观点。特别是在一些开幕式、闭幕式上的致辞，在涉外的国际性研讨会、活动上的发言，多采用这种形式。我曾经专门研究台湾领导人的发言，在文风、措辞等方面标题和我们很不一样，建议大家看看马英九在竞选总统时的发言，很精彩，在组织工作日常上可以搜索到。大陆跟台湾不同语系，特别在公文方面，风格可以参考。下面我用案例来说明如何在不用标题的情况下体现文章的层次，案例是刘延东的演讲，题目是伟大的民族创造伟大的文化，伟大的文化推进伟大的故事。看文章是如何点题的：]1o4M#?,j
